“지출증빙은 어떤 걸 얼마나 보관해야 할까?”


선요약
1. 적격증빙은 세금계산서, 계산서, 카드영수증, (지출증빙용)현금영수증 4종
2. 증빙의 원본은 법인세나 종합소득세의 확정신고기한으로부터 5년간 보관
3. 전자적으로 관리되지 않는 항목인 수기(세금)계산서, 간이영수증만 모아도 괜찮음.

안녕하세요. 이형곤 세무사입니다. 

예전에 ‘나의 아저씨’라는 드라마의 주인공 이지안이 증빙서철에 풀칠을 하고 종이 영수증을 붙이는 장면이 나왔습니다. 대기업답게 철저하게 증빙관리를 하는 모습이 묘사되었는데요. 이런 증빙관리에 대한 세법상 최소한의 기준이 무엇인지 살펴보겠습니다.


(그림설명 : 온라인 쇼핑몰에서 파는 증빙서철, 종이영수증 등을 붙이는 용도로 사용, 그림출처는 다나와)

먼저 세법에서 인정하는 적격증빙은 크게 4가지가 있습니다. 
세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증(지출증빙용)

위 서류들은 요즘 전자적으로 관리되고 있기 때문에 따로 출력해서 보관할 필요가 없습니다. 
xls이나 pdf파일로 가지고 있다가 필요할 떄만 출력하면 됩니다.

다만, 예외적으로 종이에 작성한 수기세금계산서나 수기계산서 그리고 간이영수증(건당 3만원 이하)은 원본을 과세표준확정신고일로부터 5년간 보관해야 합니다.  (법인세법 제116조, 개인사업자도 이 규정 준용) 

예시)

 

사업자 형태

지출일

과세표준확정신고

증빙보관기한

법인사업자

2024-07-31

2025-03-31

2030-03-31

개인사업자

2024-07-31

2025-05-31

2030-05-31

개인사업자(성실신고확인)

2024-07-31

2025-06-30

2030-06-30

 



법인세법시행령 제158조 제4항과 제5항(개인사업자도 이 규정을 준용)을 보시면,

1. 카드회사로부터 받은 월별이용내역서 (이메일로 보내주더라구요.)
2. 혹은 카드회사로부터 회사의 ERP로 전송받은 거래정보
3. 현금영수증
4. 전자세금계산서 및 전자계산서

 

등의 자료가 있으면 따로 종이로 된 증명서류를 보관할 필요는 없다고 정해져 있습니다. 
그래서 요즘은 카드영수증이나 현금영수증을 모으지 않는 분들도 많습니다. 


결국 수기세금계산서와 수기계산서, 간이영수증의 경우에만 그 원본을 보관하면 된다는 결론이 나옵니다. 


그러나 이런 보관방법은 세법에서 정한 사항이고 꽤 많은 회사들은 (내부관리목적으로) 임직원들의 법인카드 영수증의 보관과 제출에 별도의 내부규칙을 정해놓고 있는 경우가 많습니다.

개인적인 생각으로는 카드영수증이나 현금영수증들은 그 전자적인 규격과 전송방법을 국가에서 얼른 법제화해서 종이로 주고 받지 않아도 되는 세상이 오면 좋겠습니다. 종이를 많이 쓰면 아무래도 환경오염이나 자원낭비 같은 문제도 있고 몇 년 지나서 자료를 다시 찾아보기도 어려우니까요.

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